Sebagai orang nomor satu dalam organisasi yang Anda pimpin—atau posisi apapun yang Anda duduki di dalamnya—komunikasi selalu memainkan peran yang paling menentukan terhadap kehidupan organisasi secara keseluruhan. Seringkali organisasi mengalami kegagalan dalam mencapai tujuan disebabkan oleh faktor komunikasi yang tidak efektif. Perintah dari seorang pemimpin yang pada hakikatnya adalah komunikasi seringkali menjadi tidak jelas dan sulit diimplementasikan karena komunikasi yang dijalankan tidak efektif.
Komunikasi yang sulit dipahami—untuk kemudian diimplementasikan dalam program organisasi—tentu bukan masalah baru. Sejak lama, orang merumuskan bagaimana agar komunikasi sebagai sebuah hubungan timbal-balik, tidak hanya memainkan peran sebagai pengiriman pesan kepada pihak lain, tetapi juga menjadi perekat yang bersifat sosio-psikologis, terlebih dalam sebuah organisasi yang menghendaki kerjasama yang sinergis.
Diantara semua masalah yang muncul, disiplin komunikasi menerjemahkan gejala tersebut sebagai miscommunication (kekeliruan dalam komunikasi) sehingga proses komunikasi tidak dapat berjalan sebagaimana yang diinginkan. Dengan kata lain, tidak efektif atau terhambat.
Conor Hanaway dan Gabriel Hunt yang keduanya adalah pakar dan konsultan manajemen pada beberapa organisasi profit besar di dunia mencatat hambatan-hambatan komunikasi[1] yang biasa terjadi dalam organisasi sebagai berikut:
- Bahasa
Jika Anda menginginkan komunikasi yang sukses, pengirim pesan harus mempersiapkan pesan dalam bahasa penerima pesan. Laporan ilmiah yang sangat teknis tidak akan mempengaruhi kaum profesional dari bidang lain untuk melakukan tindakan.
- Kebisingan
Istilah “kebisingan” (noise) mengacu pada semua hal yang mengganggu atau memperburuk komunikasi dalam organisasi. Misalnya, pesan Anda mengalami “bentrok” dengan pesan lain yang sama-sama harus diperhatikan. Jika si penerima mendapatkan banyak sekali memo setiap harinya, Anda harus memikirkan cara lain untuk mengirimkan pesan Anda.
- c. Terlalu bertele-tele
Hindari gaya militer yang berlapis-lapis. Gunakan sesedikit mungkin tahap dalam komunikasi Anda. Pembuka adalah penting, namun hendaknya jangan sampai membuat Anda menjadi lupa terhadap inti pesan yang ingin Anda sampaikan sehingga penerima mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi pesan.
- d. Kesulitan mendengar
Ada banyak sekali kesulitan mendengar di pihak penerima. Tekanan kerja, masalah pribadi, prioritas lain atau kelebihan komunikasi merupakan penyebab munculnya kesulitan mendengarkan.
- e. Ketidakpercayaan
Ada banyak alasan mengapa pihak penerima tidak percaya dan bersikap sinis terhadap suatu komunikasi. Sebagian rasa tidak percaya tersebut bisa jadi disebabkan oleh pihak pengirim—misalnya, jika Anda menandai semua surat Anda, “penting”, atau jika Anda tidak begitu terbuka dalam komunikasi sebelumnya.
- f. Emosi
Emosi mempengaruhi komunikasi dalam, setidaknya, dua cara. Pertama, situasi yang sarat emosi dapat menyebabkan terjadinya banyak ebisingan yang menyebabkan penyimpangan komunikasi. Kedua, cara paling efektif untuk membuat seseorang melakukan tindakan adalah melalui emosi mereka.
- g. Lingkaran umpan-balik
Tidak adanya lingkaran umpan-balik membuat pihak pengirim tidak yakin bahwa pesan telah sepenuhnya dimengerti
Berbagai hambatan komunikasi di atas tentu saja menyadarkan kita agar komunikasi yang dibangun—terlebih dalam konteks organisasi—hendaknya dilangsungkan secara efektif. Secara praktis, komunikasi efektif dapat dipahami sebagai fenomena terbalik dari gejala-gejala di atas tadi, yakni terciptanya sebuah interaksi yang saling memahami maksud pesan dari masing-masing arah yang pada tujuan akhirnya mampu mentransmisi dan mentransfer gagasan melalui peramuan pesan sebaik mungkin.
Untuk kepentingan itu, Conor Hanaway dan Gabriel Hunt kembali mengidentifikasi beberapa tahapan praktis komunikasi efektif[2] berikut ini:
a) Sampaikan pesan dengan jelas
Pastikan apa yang ingin Anda komunikasikan tercermin dengan tepat dalam komunikasi. Apakah Anda mengatakan dengan jelas tenang apa yang ingin Anda katakan, informasi yang ingin Anda sampaikan, dan hasil seperti apa yang Anda harapkan?
b) Siapkan komunikasi
Tentukan metode komnikasi apa yang akan Anda gunakan. Apakah Anda perlu menggunakan lebih dari satu metode? Misalnya, komunikasi langsung adalah yang terbaik untuk mempengaruhi orang lain, tetapi komunikasi tertulis merupakan metode terbaik menyangkut informasi yang terperinci.
c) Menyampaikan informasi
Kapan dan di mana Anda harus bertemu dengan orang tersebut untuk berdiskusi secara langsung? Apakah komunikasi tertulis harus menggunakan surat, faksimili, e-mail. Ada rutinitas dalam kebanyakan organisasi untuk mentransmisikan informasi. Anda harus memikirkan metode yang paling tepat.
d) Penerimaan
Pikirkan bagaimana pesan akan diterima. Apakah saat itu setiap orang hadir dalam rapat? Apakah pesan Anda akan sampai tepat waktu? Apakah mereka akan membaca memo yang Anda tulis? Jika tidak, pesan yang Anda kirim tidak akan sampai.
e) Reaksi terhadap pesan
Tahap ini merupakan tahap yang paling penting. Anda menginginkan agar penerima pesan mengambil tindakan sebab jika tidak, komunikasi tidak ada gunanya. Hal ini bergantung pada dua faktor, yakni kemampuan dan disposisi pihak penerima.
Banyak komunikasi organisasi dipersiapkan secara teknis—misalnya, ramalan pemasaran, analisis finansial, atau laporan-laporan teknis lainnya—yang mungkin tidak dimengerti oleh penerima. Disposisi penerima (seperti penolakan atau ketidakpedulian) dapat membuat pihak penerima tidak mau mengambil tindakan positif sebagai akibat dari komunikasi tersebut. Banyak memo yang dikirim dalam organisasi menjadi terabaikan.
f) Umpan-balik
Periksalah pihak penerima untuk memastikan bahwa komunikasi telah dimengerti dan dilaksanakan. Setiap proses komunikasi yang tidak memiliki lingkaran umpan-balik tidak begitu berarti karena pihak pengirim tidak tahu apakah pesan tersebut telah dimengerti dan dilaksanakan dengan benar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar