017.proses organisasi komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common”  yang berarti sama. Berkomunikasi dapat diartikan kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan orang lain. Dan dapat dipahami pula bahwa tujuan utama dalam mempelajari komunikasi semata-mata adalah untuk memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi menajer yang lebih baik. Perlu diketahui bahwa banyak ahli yang berpendapat bahwa manajemen adalah komunikasi. Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi organisasi ditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan yangobyektif. Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu

lingkungan.

Dalam berkomunikasi baik secara individual maupun berkelmpok, omunikasi itu sendiri mempunyai beberapa gaya, diantaranya :

• The Controlling Style ( gaya pengendalian diri )
• The Equalitarian Style ( menggunakan adanya landasan kesamaan )
• The Structuring Style ( Memanfaatkan pesan verbal baik secara lisan maupun tulisan )
• The Dynamic Style ( kecendrungan agresif )
• The Lelinguishing Style ( kesediaan menerima saran atau kritik )
• The Withdrawal Style

Manusia adalah mahluk social yang  dalam kehidupannya harus berkomunikasi dan berinteraksi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk melangsungkan kehidupan. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat.

Komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentu saja untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini diterapkan antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang ditujukan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dapat tercapai keinginan bersama.

Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam menyampaikan informasinyapun, tidak sama seperti Komunikasi antar pribadi.

Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa, baik media cetak ataupun media elektronik.

Selain sebagai penyatu anggota atau individu dalam suatu organisasi masih terdapat 4 fungsi komunikasi dalam organisasi, diantaranya :

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

• Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
• Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

1.  
1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

1. Fungsi Persuasif

3. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

Proses Dalam  Komunikasi

1. Perspektif Kognitif

Komunikasi menurut Colin Cherry adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau kejadian.

1. Perspektif Perilaku

Menurut BF. Skinner memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver.

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:

I. Langkah pertama

ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.  Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

II. Langkah kedua

dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. .

III. Langkah ketiga

penyampaian pesan yang telah disandi (encode).  Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu.

IV. Langkah keempat

perhatian dialihkan kepada penerima pesan.  Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang.

V. Langkah Kelima

feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.  Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu.

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

1.  Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

2.  Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau timbal balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah atau dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti dapat bertindak sebagai komunikator dan komunikan

3.   Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mempunyai unsur:

1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut :

Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang yang diakibatkan oleh temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.

Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :

• Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
• Kurangnya informasi atau penjelasan
• Kurangnya ketrampilan membaca
• Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian ide secara secara efektif. Definisi semantik sebagai pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian antara komunikator dan komunikan, tetapi seringkali proses penafsirannya keliru dan tidak sesuai dengan apa yang dimaksudkan. Tidak adanya hubungan antara kata dan apa yang dimaksudkan dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya dalam menyampaikan informasi.

Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll. Menurut Cruden dan Sherman :

• Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.

• Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi

1. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi yang telah diuraikan, maka kita dapat mengetahui fungsi komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi.

Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication,  mempunyai pandangan terhadap  fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut, diantaranya :

Downward communication

Adalah sebuah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

A. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

B. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

C. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

D. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Upward communication

Adalah sebuah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

A. Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

B. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

C. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

D. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.